Sistema, Funcionalidades e Módulos

• Gestores de Escolas e Cursos

  O que podem gerenciar e controlar?

• Alunos e Responsáveis

  O que podem acessar?

  Quais são os principais benefícios?

• Professores

  Como podemos facilitar a sua rotina?

• Secretaria

  Automatizada e organizada.

  Faça tudo online!

Gestão Financeira - Controle de Inadimplência

O controle financeiro é fundamental para que uma instituição de ensino se mantenha saudável. Saber com detalhes todos os gastos e despesas, controlar custos, calcular pagamentos e realizar projeções são pilares básicos da administração financeira que uma instituição precisar fazer para se manter de funcionando.

O WPensar oferece ferramentas fundamentais de controle e gestão para que escolas e cursos consigam administrar suas finanças da melhor forma possível, alcançando excelentes resultados e reduzindo custos.

• Visão gerencial e operacional de suas cobranças / mensalidades

• Controle de mensalidades em aberto e taxa de inadimplência

• Integração bancária garantindo o controle eficaz das cobranças geradas, com previsão de receitas e despesas

• Envio automático de lembretes de vencimento para alunos e responsáveis financeiros

• Relatórios de inadimplentes (comparação de faturado x realizado)

• Boleto registrado cnab 240 e 400

• Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

• Controle de fluxo de caixa

• Separação de planos de pagamentos (mensalidade, matrícula, material didático)

• Geração de boletos e carnês

• Renegociação de cobranças e redução de custo por boleto emitido

Captação de Alunos e Gerenciamento de Matrículas (CRM Educacional)

Sabemos da dificuldade que escolas e cursos enfrentam para controlar e organizar atendimentos a pais e alunos interessados em suas instituições, devido a demanda e rotina super atribulada da secretaria e a falta de um sistema específico para guardar e manter essas informações ativas e seguras. Na maioria das vezes essas informações acabam se perdendo e, com isso, oportunidades de captar novos alunos também.

Desta forma, desenvolvemos um CRM Educacional (Gestor de relacionamentos de alunos interessados na escola ou curso), uma funcionalidade dentro do sistema WPensar que ajuda no controle de todo o processo da captação, desde o interesse, até a efetivação da matrícula do estudante.

Com o CRM a sua instituição de ensino consegue mapear e controlar todas as atividades e interesses, ajudando na captação de novos alunos com ações de marketing mais assertivas, já que, dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado de acordo com o perfil e demanda dos interessados.

• Faça o controle de atividades de telemarketing e e-mail enviados

• Gerencie contatos e identifique novas oportunidades de captação de alunos

• Controle interesse e avalie as demandas de alunos e responsáveis

• Gerencie vagas disponíveis, quantidade de turmas e matrículas ativas

Gestão Pedagógica e Acadêmica

Organização dos Processos - Administrativos da Secretaria

A secretaria é o coração da gestão acadêmica e pedagógica de qualquer instituição de ensino e o bom funcionamento desse setor é vital para que escolas e cursos de diferentes segmentos possam alcançar uma gestão de excelência.

Sabemos que manter as informações administrativas e financeiras seguras e atualizadas na rotina atribulada das instituições não é uma tarefa fácil, no entanto, garantir que este fluxo de informações funcione bem facilita a rotina dos professores e evita o retrabalho da equipe administrativa.

Com o sistema de gestão WPensar é possível automatizar vários processos que exigem o gasto de tempo e toneladas de papéis e documentos diários. Com a gestão pedagógica e acadêmica 100% online será possível acompanhar individualmente o desempenho dos alunos, das turmas e dos próprios professores. Emissão de documentos, notas, históricos e ocorrências poderão ser controlados e realizados através do software online facilitando as atividades administrativas de rotina da secretaria de sua escola ou curso.

• Acompanhe individualmente o desempenho dos seus alunos, turmas e corpo docente

• Realize a emissão da carteirinha escolar, boletins, históricos e certificados facilitando as atividades de rotina da secretaria

• Elabore o calendário de aulas e acompanhamento dos indicadores de desempenho de turmas e alunos

• Realize o lançamento online de notas, ocorrências e frequência dos alunos

• Controle todos os atendimentos realizados e documentos entregues da secretaria

• Ganhe segurança, transparência e agilidade na gestão acadêmica e pedagógica

Portal de Alunos e Responsáveis

A parceria entre pais e escola é essencial para a educação efetiva dos estudantes. Além da necessidade do aluno ter uma base familiar que proporcione um bom comportamento, é fundamental que os pais e responsáveis acompanhem ativamente o desenvolvimento do aluno, suas notas, faltas e dificuldades. Assim, poderão ajudar tanto na realização de tarefas, quanto a procurar alternativas para solução de problemas que venham ocorrendo.

Para estreitar essa relação entre escola e pais e aproximar os responsáveis de tudo o que está acontecendo com o estudante, o uso de um software de gestão é essencial.

• Solicitações

  Responsáveis e alunos conseguem fazer solicitações à escola ou curso pelo portal.

• Ocorrência

  É possível cadastrar ocorrências, que são registros de acontecimentos referentes aos alunos, desde atrasos até incidentes em sala de aula.

• Frequência

  Através de um portal exclusivo de acesso, os responsáveis podem controlar a assiduidade dos seus filhos nas aulas.

• Notas

  O responsável poderá visualizar as notas do aluno assim como imprimir o seu boletim.

• Entrada e Saída

  Se a instituição utilizar o módulo portaria, o WPensar permite que os responsáveis tenham controle dos horários de entrada e saída dos seus dependentes.

• Financeiro

  Responsáveis financeiros terão acesso ao histórico financeiro do aluno para que possam controlar as cobranças ou gerar segunda via de um boleto.

Aplicativo de Comunicação Escolar

O Sistema de Gestão WPensar disponibiliza em sua plataforma a integração com o Aplicativo de Comunicação Escolar Wello.

Agora, a sua escola ou curso poderá ter seu próprio aplicativo de comunicação para enviar comunicados, avisos de ocorrências, tarefas de casa e informar aos pais e responsáveis sobre todas as atividades do calendário escolar. Conheça os benefícios de contratar um aplicativo para a sua escola ou curso:

• Comunicados e Notificações

  Comunique-se com todos os públicos - Envie mensagens para alunos e responsáveis

  Ganhe produtividade - Envie notificações e facilite a rotina da secretaria da sua escola

  Economize recursos - Reduza os gastos com papéis e impressões

  Destaque-se através de um aplicativo personalizado com a marca da sua escola ou curso

• Agenda Online e Calendário

  Otimize seu tempo - consulte sua agenda online e leia mensagens mesmo sem internet

  Fortaleça vínculos - marque reuniões, crie eventos no calendário online e aumente a participação familiar nas atividades da sua escola

• Integrado ao sistema WPensar

  Envio de mensagens automáticas para toda sua base em apenas um clique

  Cadastre alunos, turmas, séries, níveis de ensino e unidades

  Relatório de acesso - Saiba quem recebeu, leu e respondeu sua mensagem

Indicadores de desempenho para Gestores - Dashboard

O que não é medido não é gerenciado! Gestores precisam ter uma visão operacional de cada setor de sua instituição de ensino, e nossos gráficos atualizados em tempo real podem ajudar na tomada de decisões importantes no dia a dia. Afinal, gerenciar pessoas, problemas e educar é uma tarefa difícil e precisa de controle.

O sistema de gestão WPensar oferece diversos relatórios online que podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar para que gestores fiquem sempre por dentro do andamento das tarefas, objetivos e metas da sua instituição de ensino. Através dos indicadores disponíveis no sistema, os líderes escolares conseguem acompanhar:

• A evolução da taxas de matrículas e rematrículas

• As taxas de inadimplência, por mês, período, ano, turma

• As taxas de evasão escolar, identificando seus principais motivos e atuando para resolvê-los

• Controle de fluxo de caixa e priorização de investimentos

• O desempenho do professor por turma, período, turnos - Permitindo ao gestor identificar os profissionais com dificuldades para lecionar e ajudá-los

• O desempenho acadêmico dos alunos por professor, séries, turnos - Possibilitando aos gestores e docentes auxiliarem estudantes com dificuldades de aprendizado.

Muito mais do que simples números, esses indicadores são informações estratégicas para que a escola possa aprender com os erros, criar planos de ação e se planejar para um futuro de sucesso e bons resultados.