por WPensar
Um sistema de gestão escolar é um programa de computador que automatiza as tarefas manuais, simplifica os processos burocráticos e integra os setores da escola, possibilita ao gestor uma visão gerencial completa da sua instituição de ensino
Uma mesa lotada com pilhas e pilhas de papéis: esse é o cenário comum quando pensamos na administração de uma instituição de ensino.
Contudo, como entregar um serviço de qualidade aos alunos e responsáveis quando todos os setores da escola estão sobrecarregados com tarefas burocráticas e ainda manuais?
O mesmo se aplica ao gestor escolar: como fazer a escola crescer e direcionar a equipe para alcançar os melhores resultados com decisões tomadas baseadas em “achismos” pela falta de dados claros e acessíveis?
Essa situação começou a mudar com o desenvolvimento dos
sistemas de gestão escolar!
A ferramenta permitiu que toda escola pudesse ser gerenciada em só uma lugar. Com todos os setores integrados, as informações ficam centralizadas, facilitando o trabalho de toda comunidade escolar e simplificando o acompanhamento dos números da instituição.
Qualquer instituição de ensino pode utilizar o software. Ele atende a diversos segmentos da educação, desde creches até cursos livres.
Um sistema de gestão escolar é capaz de automatizar as áreas financeira, pedagógica e acadêmica. Ou seja: o programa é capaz de realizar tarefas relacionadas às cobranças e à movimentação do caixa, além de também lidar com aspectos como cálculo de notas, emissão de boletins e outros documentos acadêmicos.
Conheça as funcionalidades
do Sistema de Gestão
Escolar WPensar.
Utilizar um software de gestão é um diferencial estratégico para sua escola ou curso. Confira alguns dos benefícios do sistema:
O sistema de gestão escolar mostra os principais indicadores de desempenho da instituição possibilitando que o gestor tenha uma visão privilegiada e ampla a respeito dos resultados das estratégias usadas em sua escola, permitindo que saiba exatamente onde aplicar mudanças que irão trazer melhorias tanto para o ensino dos alunos, quanto para o crescimento da instituição.
Um bom sistema de gestão disponibiliza um portal para pais e alunos. Esse acesso permite que as famílias acompanhem de perto a rotina escolar dos alunos, como notas e ocorrências, assim como simplifica a relação financeira, como ver a situação dos mensalidades e realizar a impressão dos boletos.
Para reduzir o número de pagamentos atrasados é preciso acompanhar os número diariamente. O sistema de gestão permite a emissão de relatório de inadimplentes com apenas alguns cliques, facilitando a criação de planos de ação para sua redução. Ele também envia lembretes automáticos para que ninguém se esqueça de realizar os pagamento.
Um dos principais fatores de acúmulo de tarefas é fazer manualmente diversos procedimentos que poderiam ser automáticos, como a emissão de documentos e relatórios. Com a possibilidade de automatização, essas atividades são feitas em apenas alguns minutos. Os processos financeiros, tão burocráticos, também são facilitados com o sistema de gestão. Isso aumenta muito a produtividade, principalmente da secretaria e dos professores.
Segurança é uma questão central quando falamos de instituições de ensino. Todas as informações da escola, como financeiro, pedagógico e principalmente informações dos alunos e responsáveis, estão protegidas com um sistema que necessita de senha para ser acessado. Além disso, o sistema registra, nos chamados logs, todas as atividades realizadas, assim como quem realizou, com horário e data.
Já pensou quanto sua escola ou curso gasta com papéis e impressão? E quantas horas dos colaboradores são necessárias para realizar cada tarefa? O sistema de gestão economiza recursos ao digitalizar processos antes feitos no papel e automatizar atividades que tomariam muito tempo dos funcionários.
Um dos grandes problemas da gestão é a falta de integração entre os setores da escola ou curso, o que dificulta muito o trabalho do gestor. Com o sistema de gestão, todos as informações da escola ficam centralizadas, facilitando a comunicação entre os setores e a análise de dados.
Lançamento de notas, frequência, conteúdos das aulas e acompanhamento dos alunos. Tarefas tão simples mas que ocupam grande parte do tempo dos professores fora da sala de aula, o que torna o trabalho ainda mais exaustivo. Com o sistema de gestão, essas atividades são feitas de forma rápida, com menos margem para erros e menos retrabalho, otimizando muito o tempo desses profissionais.
Se você quer tornar os processos da sua escola mais eficientes e simplificar as tarefas diárias, a
resposta é sim! O sistema de gestão contribui para a gestão de qualquer instituição de ensino.
Quando seu sistema atual apresenta falta de funcionalidades, instabilidades e tem um suporte
ineficiente, é a hora de pensar em substituí-lo. O sistema serve para tornar o trabalho mais eficiente e
se ele te causa transtornos, precisa ser mudado.
O processo de desenvolver e manter um sistema próprio é complicado e ineficiente. Além de custar
caro, um sistema interno demanda infraestrutura e a presença de uma equipe de Técnicos de
Informática (TI) para atualizá-lo constantemente. Na maioria das vezes, acaba se transformando em
um transtorno para a escola.
Uma instituição de ensino não pode começar suas atividades já defasada. Da mesma maneira que o
gestor precisa investir em modernizar a estrutura física onde a escola ou curso vai se instalar, ele
também precisa se preocupar em modernizar os processos da instituição, para que tudo funcione da
melhor maneira possível. Ademais, quanto mais cedo os colaboradores estiverem familiarizados com
a ferramenta, melhor vai ser seu desempenho no dia a dia.
Um software de gestão escolar é um investimento importante para qualquer escola ou curso. Porém, para escolher bem um sistema para sua instituição, você precisa levar em consideração alguns fatores.
Faça uma lista com tudo que precisa ser melhorado na escola, em diferentes áreas. Por exemplo: se há muita inadimplência, fator que prejudica as finanças da escola, ou se os alunos faltam muito, o que prejudica seu rendimento escolar. Com base nessa lista, o gestor tem uma melhor noção de quais funcionalidades o sistema deve oferecer.
O sistema escolhido precisa beneficiar toda comunidade escolar. É importante que ele apresente soluções para os diretores, professores, pais, alunos, administradores financeiros e secretários. Diante disso, escolha um sistema que disponibiliza múltiplos acessos simultâneos. É comum que alguns sistemas do mercado permitam um número limitado de usuários, o que pode complicar muito o dia a dia dos funcionários e deixar muitos pais frustrados.
Utilizar um sistema offline possui muitas adversidades: perder todos os dados da instituição em caso de falha, não poder acessá-lo em qualquer lugar e de qualquer dispositivo, não poder gerenciar diversas unidades, não auxiliar na comunicação com os responsáveis, ficar facilmente desatualizado, entre outras. Um sistema online garante que nenhum desses problemas aconteça, oferecendo a segurança necessária para as escolas e cursos.
Não adianta contratar um sistema que pareça uma grande planilha do excel, não é mesmo? É fundamental que o software tenha uma interface bem construída, que motive os funcionários à utilizá-lo por sua facilidade em acompanhar a rotina da escola.
Tão importante quanto ter um sistema, é conseguir usá-lo de acordo com a realidade da sua escola. É aí que entrar a equipe de suporte. Ter um time especializado trabalhando na implantação do sistema e dando suporte nas questões diárias, tirando dúvidas e ajudando nas estratégias de crescimento, é um grande diferencial para que o sistema consiga ser usado com sucesso.
Sistemas que disponibilizam um portal de pais e alunos ajuda na transparência na aproximação das famílias com a escola. Funcionalidades como solicitação de documentos, acesso à frequência e ocorrências, e possibilidade de matrícula e pagamento online são vistas como um grande diferencial, o que impacta diretamente na retenção e na captação de novos alunos.
No Instituto Educacional Aquela, todo final de período era um caos: boletins atrasados, alta demanda de trabalho na secretaria, lançamento de informações erradas, e muitas outras complicações.
Cansada deste cenário, Maria Aparecida Sabadin, proprietária e gestora do Instituto, decidiu profissionalizar a gestão e contratou o Sistema de Gestão WPensar:
Ver depoimento completo
"A tranquilidade, isso não tem preço! Você tem uma ferramenta que dá essa segurança, de trabalhar com tranquilidade. Ali eu consigo ver a inadimplência, consigo gerenciar todos os pagamentos, ter uma visão total da escola. Inclusive, tenho indicado para outras escolas!"
