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Sistema
de
Gestão
Escolar

por WPensar

Um sistema de gestão escolar é um programa de computador que automatiza as tarefas manuais, simplifica os processos burocráticos e integra os setores da escola, possibilita ao gestor uma visão gerencial completa da sua instituição de ensino

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O desafio da gestão escolar

Uma mesa lotada com pilhas e pilhas de papéis: esse é o cenário comum quando pensamos na administração de uma instituição de ensino.

Contudo, como entregar um serviço de qualidade aos alunos e responsáveis quando todos os setores da escola estão sobrecarregados com tarefas burocráticas e ainda manuais?

O mesmo se aplica ao gestor escolar: como fazer a escola crescer e direcionar a equipe para alcançar os melhores resultados com decisões tomadas baseadas em “achismos” pela falta de dados claros e acessíveis?

Essa situação começou a mudar com o desenvolvimento dos
sistemas de gestão escolar!

A ferramenta permitiu que toda escola pudesse ser gerenciada em só uma lugar. Com todos os setores integrados, as informações ficam centralizadas, facilitando o trabalho de toda comunidade escolar e simplificando o acompanhamento dos números da instituição.

Que tipo de
instituição pode usar
um sistema de gestão
escolar?

Qualquer instituição de ensino pode utilizar o software. Ele atende a diversos segmentos da educação, desde creches até cursos livres.

Creches e escolas de
educação infantil

Escolas de ensino
fundamental e médio

Cursos de
Pré-vestibular

Faculdades e
Universidades

Escolas de Idiomas
e Informática

Cursos Livres
e Profissionalizantes

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Funcionalidades do sistema de gestão escolar:

Um sistema de gestão escolar é capaz de automatizar as áreas financeira, pedagógica e acadêmica. Ou seja: o programa é capaz de realizar tarefas relacionadas às cobranças e à movimentação do caixa, além de também lidar com aspectos como cálculo de notas, emissão de boletins e outros documentos acadêmicos.

Financeiro

Acadêmico

Pedagógico

Conheça as funcionalidades
do Sistema de Gestão
Escolar WPensar.

Acesse Agora
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Os principais benefícios do sistema de gestão escolar

Utilizar um software de gestão é um diferencial estratégico para sua escola ou curso. Confira alguns dos benefícios do sistema:

O sistema de gestão escolar mostra os principais indicadores de desempenho da instituição possibilitando que o gestor tenha uma ​visão privilegiada e ampla a respeito dos resultados das estratégias usadas em sua escola​, permitindo que saiba exatamente onde aplicar mudanças que irão trazer melhorias tanto para o ensino dos alunos, quanto para o crescimento da instituição.

Um bom sistema de gestão disponibiliza um portal para pais e alunos. Esse acesso permite que as famílias acompanhem de perto a rotina escolar dos alunos​, como notas e ocorrências, assim como simplifica a relação financeira, como ver a situação dos mensalidades e realizar a impressão dos boletos.

Para reduzir o número de pagamentos atrasados é preciso acompanhar os número diariamente. O sistema de gestão ​permite a emissão de relatório de inadimplentes​ com apenas alguns cliques, facilitando a criação de planos de ação para sua redução. Ele também ​envia lembretes automáticos para que ninguém se esqueça de realizar os pagamento​.

Um dos principais fatores de acúmulo de tarefas é fazer manualmente diversos procedimentos que poderiam ser automáticos, como a emissão de documentos e relatórios. ​Com a possibilidade de automatização, essas atividades são feitas em apenas alguns minutos​. Os processos financeiros, tão burocráticos, também são facilitados com o sistema de gestão. Isso aumenta muito a produtividade, principalmente da secretaria e dos professores.

Segurança é uma questão central quando falamos de instituições de ensino. ​Todas as informações da escola​, como financeiro, pedagógico e principalmente informações dos alunos e responsáveis, ​estão protegidas com um sistema​ que necessita de senha para ser acessado. Além disso, o sistema registra, nos chamados logs, todas as atividades realizadas, assim como quem realizou, com horário e data.

Já pensou quanto sua escola ou curso gasta com papéis e impressão? E quantas horas dos colaboradores são necessárias para realizar cada tarefa? ​O sistema de gestão economiza recursos ao digitalizar processos antes feitos no papel ​e automatizar atividades que tomariam muito tempo dos funcionários.

Um dos grandes problemas da gestão é a falta de integração entre os setores da escola ou curso, o que dificulta muito o trabalho do gestor. Com o sistema de gestão, ​todos as informações da escola ficam centralizadas​, facilitando a comunicação entre os setores e a análise de dados.

Lançamento de notas, frequência, conteúdos das aulas e acompanhamento dos alunos. Tarefas tão simples mas que ocupam grande parte do tempo dos professores fora da sala de aula, o que torna o trabalho ainda mais exaustivo. Com o sistema de gestão, ​essas atividades são feitas de forma rápida, com menos margem para erros e menos retrabalho​, otimizando muito o tempo desses profissionais.

Principais dúvidas
sobre o sistema de
gestão escolar

  • Minha escola precisa de
    um sistema?

    Se você quer tornar os processos da sua escola mais eficientes e simplificar as tarefas diárias, a
    resposta é sim! O sistema de gestão contribui para a gestão de qualquer instituição de ensino.

  • Já tenho um sistema.
    Como saber se devo
    trocar?

    Quando seu sistema atual apresenta falta de funcionalidades, instabilidades e tem um suporte
    ineficiente, é a hora de pensar em substituí-lo. O sistema serve para tornar o trabalho mais eficiente e
    se ele te causa transtornos, precisa ser mudado.

  • Quero fazer meu próprio
    sistema. Vale a pena?

    O processo de desenvolver e manter um sistema próprio é complicado e ineficiente. Além de custar
    caro, um sistema interno demanda infraestrutura e a presença de uma equipe de Técnicos de
    Informática (TI) para atualizá-lo constantemente. Na maioria das vezes, acaba se transformando em
    um transtorno para a escola.

  • Ainda vou abrir uma
    escola/curso. Preciso
    contratar um sistema
    logo?

    Uma instituição de ensino não pode começar suas atividades já defasada. Da mesma maneira que o
    gestor precisa investir em modernizar a estrutura física onde a escola ou curso vai se instalar, ele
    também precisa se preocupar em modernizar os processos da instituição, para que tudo funcione da
    melhor maneira possível. Ademais, quanto mais cedo os colaboradores estiverem familiarizados com
    a ferramenta, melhor vai ser seu desempenho no dia a dia.

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Como escolher um
sistema de gestão
escolar

Um software de gestão escolar é um investimento importante para qualquer escola ou curso. Porém, para escolher bem um sistema para sua instituição, você precisa levar em consideração alguns fatores.

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Sistema de Gestão Escolar na prática

No Instituto Educacional Aquela, todo final de período era um caos: boletins atrasados, alta demanda de trabalho na secretaria, lançamento de informações erradas, e muitas outras complicações.

Cansada deste cenário, Maria Aparecida Sabadin, proprietária e gestora do Instituto, decidiu profissionalizar a gestão e contratou o Sistema de Gestão WPensar:

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João Morales

"A tranquilidade, isso não tem preço! Você tem uma ferramenta que dá essa segurança, de trabalhar com tranquilidade. Ali eu consigo ver a inadimplência, consigo gerenciar todos os pagamentos, ter uma visão total da escola. Inclusive, tenho indicado para outras escolas!"

Maria Aparecida Sabadin

Proprietária e Gestora do Instituto

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