Sistema de Gestão Escolar: Tudo que você precisa saber.

Entenda o que é, quais são as funcionalidades e como escolher o seu.

O que é um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar é um programa de computador que torna automáticos os procedimentos burocráticos de uma instituição de ensino. Desse modo, o dia a dia do colégio ou curso torna-se mais fácil, já que o sistema permite registrar dados e emitir documentos automaticamente, sem a necessidade de se procurar informações em meio à papelada.

Um bom sistema de gestão escolar consegue integrar os setores acadêmico, pedagógico e financeiro de uma escola ou curso. Ou seja: O programa é capaz de realizar diversas tarefas, desde calcular as notas dos alunos até emitir boletos de cobrança.

Além disso, um sistema de gestão escolar ajuda, por exemplo, a acompanhar a evolução das notas de uma turma ou acompanhar o fluxo de caixa da escola. Por isso, é mais fácil traçar estratégias para o sucesso da instituição. Sem um sistema nos computadores, a escola ou curso teria muito mais dificuldade de reunir essas informações, que se perderiam entre inúmeros papéis.

O sistema de gestão escolar é a melhor maneira de garantir que a escola ou curso trabalhe de maneira organizada e eficiente. Assim, você resolve os principais problemas da sua instituição: consegue melhorar a captação de alunos, reduzir a inadimplência, controlar o fluxo de caixa e economizar tempo em todas as tarefas da secretaria.

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Que tipo de instituição pode usar um sistema de gestão escolar?

Um sistema de gestão escolar pode ser utilizado por qualquer instituição de ensino.

Os softwares de gestão atendem a diversos segmentos da educação, desde creches até cursos livres.

Alguns exemplos de instituições que se beneficiam com softwares de gestão escolar:

Creches e escolas de educação infantil

Escolas de ensino fundamental

Escolas de ensino médio

Pré-vestibulares

Faculdades e universidades

Cursos profissionalizantes

Cursos de idiomas

Cursos livres

Quanto custa uma ferramenta de gestão escolar?

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Quais tarefas o sistema de gestão escolar pode fazer?

Um sistema de gestão escolar é capaz de automatizar as áreas financeira, pedagógica e acadêmica. Ou seja: o programa é capaz de realizar tarefas relacionadas às cobranças e à movimentação do caixa, além de também lidar com aspectos como cálculo de notas, emissão de boletins e outros documentos acadêmicos.

Veja alguns exemplos do que o sistema pode fazer:

Emissão de boletos bancários

Controle de matrícula

Controle de inadimplência

Controle de fluxo de caixa

Lançamento de notas

Emissão de boletins

Controle de frequência dos alunos

Acompanhamento do desempenho do professor por turma

Acompanhamento do desempenho do aluno

Através do sistema é possível automatizar todos esses processos, que geralmente são burocráticos e imprecisos. O programa também costuma cruzar diferentes informações e emitir relatórios e gráficos, possibilitando que o gestor tenha total controle sobre sua instituição.

Benefícios de uma ferramenta de gestão escolar

Utilizar um software de gestão é um diferencial estratégico para sua escola ou curso. Uma boa ferramenta vai ajudar sua instituição a:

Ajuda a captar mais alunos

Reduz as taxas de inadimplência

Integra as atividades dos gestores, secretaria e professores

Organiza o caixa e o ajuda no controle financeiro

Aumenta a produtividade da equipe

Ajuda os gestores a tomarem decisões certeiras

Facilita a vida de pais e alunos

Ajuda a manter o foco na educação e na melhoria do ensino

Mais transparência e confiabilidade para a instituição

Ajuda na fidelização de pais e alunos

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Diferença entre um sistema de gestão escolar online e offline

Um software de gestão escolar pode ser online ou offline. Um programa offline fica instalado em um único computador na instituição de ensino, e funciona independentemente de conexão com a internet. Um sistema online, por sua vez, não está localizado em uma máquina específica, e pode ser acessado através da internet desde qualquer computador.

O programa online recebe atualizações automaticamente, enquanto o programa offline não. Isso significa quando uma nova versão do software é lançada, ela chega às instituições de ensino imediatamente, através da internet, no caso de um software online. No caso do software offline, é preciso que alguém instale a atualização manualmente.

Além disso, em um programa online, os dados da sua instituição estarão sempre a salvo, já que ficam armazenados “na nuvem”, em total segurança. Se o sistema for offline, os dados podem se perder se houver algum problema técnico no computador onde o programa estiver instalado.

Além disso, em um programa online, os dados da sua instituição estarão sempre a salvo, já que ficam armazenados “na nuvem”, em total segurança. Se o sistema for offline, os dados podem se perder se houver algum problema técnico no computador onde o programa estiver instalado.

Como escolher o melhor sistema de gestão para sua escola ou curso?

Um software de gestão escolar é um investimento importante para qualquer escola ou curso. Porém, para escolher bem um sistema para sua instituição, você precisa levar em consideração alguns fatores. É preciso levar em conta quais são as reais necessidades do seu estabelecimento, pois assim você não corre o risco de adquirir algo que não vá utilizar. Além disso, você precisa conhecer características do sistema que vai comprar, para saber se será fácil e prático usá-lo.

Preparamos uma checklist para te ajudar a escolher um sistema de gestão escolar. E tudo bem se você não souber responder a todos esses pontos: esperamos que, na verdade, eles te ajudem a começar a pensar sobre o assunto.

Você deve:

Definir qual é o maior problema que você precisa resolver na sua escola, assim você não perderá o foco na hora de escolher.

Escolher uma ferramenta que seja fácil de usar por qualquer pessoa da sua instituição/seja fácil de aprender e fácil de entender.

Escolher tarefas para que o sistema faça automaticamente, como por exemplo dar baixa nas mensalidades pagas ou calcular médias das notas dos alunos. Você deve pensar no que mais vai economizar o tempo de sua equipe.

Priorizar ferramentas que integrem o financeiro, acadêmico e pedagógico da sua escola em um só lugar. Assim você evita criar controles paralelos que dificultam a gestão e afetam seu resultado.

O melhor sistema de gestão escolar do mercado

Agora que você já sabe o que é um sistema de gestão escolar, você está um passo mais próximo de transformar a gestão da sua instituição. Nós podemos te ajudar nessa tarefa! Fale com nossos consultores e conheça o sistema de gestão mais completo do mercado!

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