Sistema, Funcionalidades e Módulos

O Sistema

O WPensar é um ERP (Enterprise Resourse Planning) ou software/sistema de Gestão que gerencia atividades de rotina e processos administrativos. É um Sistema de Gestão desenvolvido para atender especificamente as demandas de Instituições de Ensino.

É um sistema online que pode ser acessado por qualquer dispositivo que tenha acesso a internet, permitindo ao gestor mais controle e visão de negócio da sua escola ou curso. Como por exemplo, fluxo de documentos acadêmicos e administrativos, controle financeiro (contas à pagar e receber, inadimplências, planos de pagamento, emissão de nota fiscal eletrônica etc), análises de situações acadêmicas e pedagógicas, dentre outras burocracias que fazem parte da rotina de qualquer instituição de ensino.

No mercado desde 2010 o Sistema de Gestão WPensar vem ajudando muitas instituições de ensino por todo o Brasil, e desde então, vem se reformulando e melhorando ainda mais suas soluções. É um software super moderno, de fácil usabilidade e interface amigável, desenvolvido com a ajuda dos próprios gestores e usuários do sistema, para que todos os requisitos da comunidade educacional sejam atendidos (gestores, secretários, professores, alunos e responsáveis).

Área de Atuação
  • Visão gerencial e operacional de pagamentos e cobranças

  • Painel de controle com gráficos e indicadores financeiros e operacionais de cada unidade de ensino

  • Análise de situações acadêmicas, pedagógicas e financeiras

  • Controle de Inadimplência

  • Separação de planos de pagamento

  • Performance e controle de rendimento de alunos, turmas e professores

  • Centralização e controle de todas as unidades do grupo de ensino (Escolas ou Cursos)

  • Consulta online de faltas, atestados, notas e ocorrências acadêmicas

  • Impressão e pagamento online de boletos

  • Acesso ao quadro de atividades e informações da instituição

  • Pedidos e solicitações online para a secretaria

  • Acompanhamento e elaboração do calendário de aulas online

  • Indicadores de desempenho de turmas e alunos por disciplina

  • Consulta e lançamento online de frequência (faltas e atestados)

  • Lançamentos de notas pelo sistema (boletim online)

  • Controle de documentos e atendimentos realizados online

  • Cadastro de alunos e responsáveis pedagógicos e financeiros

  • Solicitações e pedidos online

  • Emissão de boletins, históricos dos alunos e certificados

  • Matrículas e rematrículas online

  • Digitalização de documentos e ficha dos alunos online

Funcionalidades

Somos especialistas em todos os processos da área de gestão de escolas privadas e cursos livres e podemos ajudar você! Confira algumas de nossas principais funcionalidades.

Gestão Financeira - Controle de Inadimplência

O controle financeiro é fundamental para que uma instituição de ensino se mantenha saudável. Saber com detalhes todos os gastos e despesas, controlar custos, calcular pagamentos e realizar projeções são pilares básicos da administração financeira que uma instituição precisar fazer para se manter de funcionando.

O WPensar oferece ferramentas fundamentais de controle e gestão para que escolas e cursos consigam administrar suas finanças da melhor forma possível, alcançando excelentes resultados e reduzindo custos.

Área de Atuação
  • Visão gerencial e operacional de suas cobranças / mensalidades

  • Controle de mensalidades em aberto e taxa de inadimplência

  • Integração bancária garantindo o controle eficaz das cobranças geradas, com previsão de receitas e despesas

  • Envio automático de lembretes de vencimento para alunos e responsáveis financeiros

  • Relatórios de inadimplentes (comparação de faturado x realizado)

  • Boleto registrado cnab 240 e 400

  • Emissão de Nota Fiscal Eletrônica

  • Controle de fluxo de caixa

  • Separação de planos de pagamentos (mensalidade, matrícula, material didático)

  • Geração de boletos e carnês

  • Renegociação de cobranças e redução de custo por boleto emitido

Para saber mais sobre como o módulo financeiro completo pode ajudar a sua instituição, clique aqui para falar com nossos consultores.

Área de Atuação

Captação de Alunos e Gerenciamento de Matrículas (CRM Educacional)

Sabemos da dificuldade que escolas e cursos enfrentam para controlar e organizar atendimentos a pais e alunos interessados em suas instituições, devido a demanda e rotina super atribulada da secretaria e a falta de um sistema específico para guardar e manter essas informações ativas e seguras. Na maioria das vezes essas informações acabam se perdendo e, com isso, oportunidades de captar novos alunos também.

Desta forma, desenvolvemos um CRM Educacional (Gestor de relacionamentos de alunos interessados na escola ou curso), uma funcionalidade dentro do sistema WPensar que ajuda no controle de todo o processo da captação, desde o interesse, até a efetivação da matrícula do estudante.

Com o CRM a sua instituição de ensino consegue mapear e controlar todas as atividades e interesses, ajudando na captação de novos alunos com ações de marketing mais assertivas, já que, dessa forma, o atendimento poderá ser personalizado de acordo com o perfil e demanda dos interessados.

  • Faça o controle de atividades de telemarketing e e-mail enviados

  • Gerencie contatos e identifique novas oportunidades de captação de alunos

  • Controle interesse e avalie as demandas de alunos e responsáveis

  • Gerencie vagas disponíveis, quantidade de turmas e matrículas ativas

Com o CRM Educacional do WPensar você vai conseguir captar muito mais alunos. Fale com nossos consultores e veja como podemos ajudar.

Gestão Pedagógica e Acadêmica

Organização dos Processos - Administrativos da Secretaria

A secretaria é o coração da gestão acadêmica e pedagógica de qualquer instituição de ensino e o bom funcionamento desse setor é vital para que escolas e cursos de diferentes segmentos possam alcançar uma gestão de excelência.

Sabemos que manter as informações administrativas e financeiras seguras e atualizadas na rotina atribulada das instituições não é uma tarefa fácil, no entanto, garantir que este fluxo de informações funcione bem facilita a rotina dos professores e evita o retrabalho da equipe administrativa.

Com o sistema de gestão WPensar é possível automatizar vários processos que exigem o gasto de tempo e toneladas de papéis e documentos diários. Com a gestão pedagógica e acadêmica 100% online será possível acompanhar individualmente o desempenho dos alunos, das turmas e dos próprios professores. Emissão de documentos, notas, históricos e ocorrências poderão ser controlados e realizados através do software online facilitando as atividades administrativas de rotina da secretaria de sua escola ou curso.

Gestão Pedagógica e Acadêmica
  • Acompanhe individualmente o desempenho dos seus alunos, turmas e corpo docente

  • Realize a emissão da carteirinha escolar, boletins, históricos e certificados facilitando as atividades de rotina da secretaria

  • Elabore o calendário de aulas e acompanhamento dos indicadores de desempenho de turmas e alunos

  • Realize o lançamento online de notas, ocorrências e frequência dos alunos

  • Controle todos os atendimentos realizados e documentos entregues da secretaria

  • Ganhe segurança, transparência e agilidade na gestão acadêmica e pedagógica

Peça uma demonstração do sistema e veja como podemos ajudar a organizar a gestão acadêmica e pedagógica da sua instituição.

Portal de Alunos e Responsáveis

Portal de Alunos e Responsáveis

A parceria entre pais e escola é essencial para a educação efetiva dos estudantes. Além da necessidade do aluno ter uma base familiar que proporcione um bom comportamento, é fundamental que os pais e responsáveis acompanhem ativamente o desenvolvimento do aluno, suas notas, faltas e dificuldades. Assim, poderão ajudar tanto na realização de tarefas, quanto a procurar alternativas para solução de problemas que venham ocorrendo.

Para estreitar essa relação entre escola e pais e aproximar os responsáveis de tudo o que está acontecendo com o estudante, o uso de um software de gestão é essencial.

  • Solicitações

    Responsáveis e alunos conseguem fazer solicitações à escola ou curso pelo portal.

  • Ocorrência

    É possível cadastrar ocorrências, que são registros de acontecimentos referentes aos alunos, desde atrasos até incidentes em sala de aula.

  • Frequência

    Através de um portal exclusivo de acesso, os responsáveis podem controlar a assiduidade dos seus filhos nas aulas.

  • Notas

    O responsável poderá visualizar as notas do aluno assim como imprimir o seu boletim.

  • Entrada e Saída

    Se a instituição utilizar o módulo portaria, o WPensar permite que os responsáveis tenham controle dos horários de entrada e saída dos seus dependentes.

  • Financeiro

    Responsáveis financeiros terão acesso ao histórico financeiro do aluno para que possam controlar as cobranças ou gerar segunda via de um boleto.

Agende uma demonstração para saber mais como o sistema pode ajudar a sua instituição de ensino.

Aplicativo de Comunicação Escolar

O Sistema de Gestão WPensar disponibiliza em sua plataforma a integração com o Aplicativo de Comunicação Escolar Wello.

Agora, a sua escola ou curso poderá ter seu próprio aplicativo de comunicação para enviar comunicados, avisos de ocorrências, tarefas de casa e informar aos pais e responsáveis sobre todas as atividades do calendário escolar. Conheça os benefícios de contratar um aplicativo para a sua escola ou curso:

Aplicativo de Comunicação Escolar
  • Comunicados e Notificações

    Comunique-se com todos os públicos - Envie mensagens para alunos e responsáveis

    Ganhe produtividade - Envie notificações e facilite a rotina da secretaria da sua escola

    Economize recursos - Reduza os gastos com papéis e impressões

    Destaque-se através de um aplicativo personalizado com a marca da sua escola ou curso

  • Agenda Online e Calendário

    Otimize seu tempo - consulte sua agenda online e leia mensagens mesmo sem internet

    Fortaleça vínculos - marque reuniões, crie eventos no calendário online e aumente a participação familiar nas atividades da sua escola

  • Integrado ao sistema WPensar

    Envio de mensagens automáticas para toda sua base em apenas um clique

    Cadastre alunos, turmas, séries, níveis de ensino e unidades

    Relatório de acesso - Saiba quem recebeu, leu e respondeu sua mensagem

Deseja conhecer o aplicativo e saber como ele poderá ser integrado ao seu sistema de gestão? Fale com um consultor.

Dashboard

Indicadores de desempenho para Gestores - Dashboard

O que não é medido não é gerenciado! Gestores precisam ter uma visão operacional de cada setor de sua instituição de ensino, e nossos gráficos atualizados em tempo real podem ajudar na tomada de decisões importantes no dia a dia. Afinal, gerenciar pessoas, problemas e educar é uma tarefa difícil e precisa de controle.

O sistema de gestão WPensar oferece diversos relatórios online que podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar para que gestores fiquem sempre por dentro do andamento das tarefas, objetivos e metas da sua instituição de ensino. Através dos indicadores disponíveis no sistema, os líderes escolares conseguem acompanhar:

  • A evolução da taxas de matrículas e rematrículas

  • As taxas de inadimplência, por mês, período, ano, turma

  • As taxas de evasão escolar, identificando seus principais motivos e atuando para resolvê-los

  • Controle de fluxo de caixa e priorização de investimentos

  • O desempenho do professor por turma, período, turnos - Permitindo ao gestor identificar os profissionais com dificuldades para lecionar e ajudá-los

  • O desempenho acadêmico dos alunos por professor, séries, turnos - Possibilitando aos gestores e docentes auxiliarem estudantes com dificuldades de aprendizado.

  • As taxas de evasão escolar, identificando seus principais motivos e atuando para resolvê-los

  • Controle de fluxo de caixa e priorização de investimentos

Muito mais do que simples números, esses indicadores são informações estratégicas para que a escola possa aprender com os erros, criar planos de ação e se planejar para um futuro de sucesso e bons resultados.

Converse conosco e saiba mais sobre as principais métricas que você, gestor escolar, pode acompanhar em nosso sistema!

Módulos Opcionais

Além do sistema padrão WPensar, oferecemos módulos opcionais que poderão ser contratados de acordo com a necessidade da sua instituição:

Módulos Opcionais

Nota Fiscal Eletrônica

Emissão de nota fiscal de serviço eletrônica

Adequação aos requisitos do município para emissão das notas

Moodle

Integração com Moodle - plataforma de aprendizagem a distância baseada em software livre

API

Possibilidade de integração com outras plataformas de gestão

SMS

Controle de interações com alunos interessados e envio de SMS para pais e alunos

Impacto no engajamento e satisfação de pais e alunos

Aplicativo de Comunicação

Comunicados segmentados com relatório de recebimentos e respostas

Calendário e agendamento de eventos com envio de convites

Aplicativo com o nome da escola nas loja App Store e Google Play

Matrícula Online

Seleção de cursos para abertura de matrícula

Alunos podem se matricular e pagar diretamente pelo site da instituição

Financeiro Completo

Balancete por período

Contas a pagar e receber - fluxo de caixa

Relatório da taxa de inadimplência por curso, entre outras funcionalidades

CRM Educacional - Captação de matrículas

Controle de interações com alunos interessados

Automação por grupo de interesse

Integração com formulário em página da instituição

Módulos Opcionais

Caso tenha alguma dúvida ou queira saber mais sobre algum módulo, entre em contato!

Serviços

A nossa equipe está pronta para atender a sua instituição de ensino! Além de um sistema completo, oferecemos serviços que complementam e facilitam a experiência do usuário com o nosso produto.

Acompanhamento e Projeto de Implantação

Suporte Técnico Online e Gratuito

Importação de dados

Base de conhecimento e treinamentos

Hospedagem e Segurança de Dados - Backups Diários

Programas de Apoio à Gestão Escolar

Que saber mais sobre nossos serviços? Entre em contato!